LAPORAN PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI
DATABASE PADA MICROSOFT ACCESS
Dosen : Erika Purnawati, S.Kom., M.CS.
Disusun oleh :
NIM : 16/396813/SV/10997
NAMA : RIZKI MAIDA OCTAVIANI S.
KELAS : C
BAB I
LANDASAN TEORI
A. PENGERTIAN
Data adalah informasi yang mengandung arti. Data diperlukan dalam segala hal, baik berupa pengukuran, pencatatan, pengambilan keputusan, pengumpulan informasi dan masih banyak lagi. Data sangat dibutuhkan karena informasi yang ada memiliki arti yang sangat penting baik untuk saat ini maupun dimasa mendatang.
Sedangkan database adalah sebagai pengatur, pengolahan serta penyajian informasi tersebut. Database adalah suatu kumpulan data-data yang disusun sedemikian rupa sehingga membentuk informasi yang sangat berguna.
Salah satu aplikasi yang biasa dipergunakan untuk mengolah database (basis data) ialah Microsoft Acces. Microsoft Access adalah salah satu dari Relasional Database Management System (DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada sistem komputer.
Manfaat database adalah dapat menentukan kualitas informasi yaitu cepat, akurat, dan relevan; mengatasi kerangkapan data (redundancy data); penggunaan oleh banyak pemakai (multiple user). Sebuah database bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh banyak pengguna (multiuser).
B. KOMPONEN UTAMA
Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lain diantaranya:
- Tabel
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek. Tabel terdiri atas:
- Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
- Record : Isi dari field atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
- Query ( SQL / Structured Query Language )
Query adalah bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database. Digunakan untuk menampilkan, mengubah, dan menganalisa sekumpulan data.
- Form
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.
- Report
Form digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
- Macro
Macro dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi database.
Semua obyek ini disimpan dalam file <filename>.mdb
C. TIPE DATA
Field – field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu :
- Text
Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.
- Memo
Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.
- Number
Number digunakan untuk menyimpan data numeric yang akan digunakan untuk proses perhitungan matematis.
- Date/Time (Semua data dalam bentuk tanggal dan waktu)
- Currency (data angka yang di format dalam bentuk mata uang)
- Auto Number (Menampilkan nomer urut secara otomatis)
- Yes/No (Data dalam bentuk logika True/False, On/Off).
- OLE Object. OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara. Atau menyimpan data dalam bentuk gambar.
- Hyperlink (Digunakan sebagai alamat hyperlink dalam jaringan web)
- Lookup Wizard
Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai dari tabel lain atau dari sebuah daftar nilai yang ditampilkan dalam combo box.
D. TABLE RELATIONSHIP
Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga diperlukan teknik normalisasi terlebih dahulu sebelum membuat relationship antar tabel. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya.
- Entitas : berbagai hal dalam dunia nyata yang informasinya disimpan dalam database
- Relasi : merupakan tabel yang mewakili entitas, dimana didalamnya terdapat kolom-kolom yang merupakan attribute dari entitas
- Kolom atau attribute : merupakan bagian dari tabel yang mewakili ciri dari suatu entitas. Contoh entitas mahasiswa. Maka attribute yang ada antara lain NIM, nama, dan kelas
E. PRIMARY KEY
Primary Key (kunci utama) adalah atribut merupakan candidate key yang telah dipilih untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Primary key harus merupakan field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL. Setiap tabel dapat memiliki satu atau lebih candidate key.
F. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan representasi logika dari data pda suatu organisasi atau area bisnis tertentu dengan menggunakan Entity dan Relationship. ERD dapat mengekspresikan struktur logis sebuah Basis Data dengan simpel dan jelas, sehingga kita akan lebih mudah memahami struktur dari database tersebut.
BAB II
RUMUSAN MASALAH
Membuat Sistem Informasi Perpustakaan dengan rumusan masalah sebagai berikut.
- Tentukan entitas terlibat!
- Tentukan atribut di setiap entitas!
- Tentukan primary key dan type field yang terdapat pada tabel!
- Implementasikan ke dalam Microsoft Access
- Buatlah E.R.D
BAB III
PEMBAHASAN
Dalam membuat database Sistem Informasi Perpustakaan, salah satu aplikasi atau software yang dapat digunakan adalah Microsoft Access. Berikut ini merupakan langkah-langkah membuat database baru:
- Buka aplikasi Microsoft Access 2013
- Selanjutnya pilih ikon Blank Dekstop Database pada Access untuk membuat database baru.
- Ketikkan nama database pada text box File Name yang muncul
- Untuk memilih direktori penyimpanan klik ikon , lalu pilih direktorinya lalu
- Selanjutnya klik tombol create.
Berikut akan dijelaskan data apa aja yang dibuat untuk membuat Sistem Informasi Perpustakaan.
A. Entitas
Pertama-tama langkah yang perlu dilakukan adalah menentukan entitas yang terlibat sebagai berikut:
- Peminjam
- Petugas
- Buku
- Peminjaman
- Pengembalian
- Penerbit
- Penulis
- Penerbitan
B. Atribut dan Type Data
Setelah entitas terbentuk, langkah berikutnya adalah menentukan atribut dan type data yang ada pada setiap entitas.
1. Peminjam
Pada tabel “Peminjam” berisi record yang menunjukkan identitas mahasiswa atau peminjam buku perpustakaan.
Primary key yang digunakan adalah “NIM”, karena setiap mahasiswa memiliki NIM yang berbeda-beda, sehingga dapat menjadi identitas utama tabel.
2. Petugas
Tabel “Petugas” berisi data-data yang menunjukkan identitas pada petugas perpustakaan.
Primary key yang digunakan adalah “ID_Petugas” sebagai identitas utama.
3. Buku
Tabel ini berisi identitas buku yang dipinjam oleh Peminjam buku.
Menggunakan primary key berupa “ID_Buku”, karena setiap buku memiliki ID yang berbeda walaupun memiliki judul yang sama.
4. Peminjaman
Tabel ini berisi proses peminjaman yang dilakukan oleh si-peminjam untuk mengetahui tanggal peminjaman dan tanggal pengembalian.
Tabel ini tidak menggunakan primary key karena data bisa jadi ada yang sama ketika si peminjam meminjam lebih dari satu buku.
5. Pengembalian
Pada tabel “Pengembalian” informasi yang akan diberikan berupa tanggal kembali, tanggal jatuh tempo (batas pengembalian terakhir), dan denda yang harus dibayarkan ketika waktu pengembalian melebihi tempo yang telah ditentukan.
Primary key berupa “ID_kembali” sebagai identitas di tabel “Pengembalian”.
6. Penerbit
Tabel “Penerbit” berisi data rincian penerbit buku berupa nama penerbit, nomor telepon menerbit, serta alamat penerbit.
Primary key yang digunakan adalah “ID_Penerbit”.
7. Penulis
Tabel “Penulis” berisi identitas pribadi penulis buku, berupa nama penulis, nomor telepon penulis, dan email penulis.
Primary key yang digunakan adalah “ID_Penulis”.
8. Penerbitan
Pada tabel “Penerbitan” data yang ada adalah ID penerbit, ID buku, dan tahun penerbitan.
Tidak menggunakan primary key.
C. DATASHEET VIEW
1. Peminjam
2. Petugas
3. Buku
4. Peminjaman
5. Pengembalian
6. Penerbit
7. Penulis
8. Penerbitan
D. Membuat Entity Relationship Diagram (ERD)
Relationship adalah hubungan antar tebel yang terdapat pada database. Tabel-tabel yang akan dihubungkan harus memiliki link (relationship) atau hubungan. Berikut adalah relationship yang terbentuk untuk Sistem Informasi Perpustakaan yang telah dibuat.
E. MEMBUAT FORM
Langkah pertama adalah membuat query dan memilih data yang ingin ditampilkan atau ingin dibentuk untuk menjadi form.
1. Form Data Mahasiswa
Langkah pertama membuat query data mahasiswa :
Setelah itu klik “save” lalu klik “datasheet view”, maka akan keluar tampilan :
Kemudian klik icon “form” pada menu toolbar, maka akan keluar tampilan form data mahasiswa sebagai berikut :
Begitu seterusnya untuk tabel yang lain…
2. Form Data Buku
3. Form Data Petugas
Dan seterusnya….
Kita dapat membuat form satu persatu sesuai tabel yang dibuat, atau bisa pula menampilkan data terpenting saja, seperti data untuk keseluruhan berikut ini:
Lalu mencetaknya dalam report dengan cara klik “creat” pada toolbar lalu klik “report”, maka akan keluar tampilan:
Terimakasih, semoga bermanfaat 🙂
BAB IV
DAFTAR PUSTAKA
http://flindadevi.blogspot.co.id/2012/10/istilah-istilah-database.htmlhttps://2heart55.wordpress.com/2015/07/26/mau-mengotak-atik-microsoft-access-bisa-kok-yuk-mulai-belajar-disini/
http://taufikhidayat.blog.st3telkom.ac.id/2015/11/25/tutorial-membuat-database-peminjaman-buku-perpustakaan-di-microsoft-access-2010/
file:///C:/Users/User/Documents/PTI%20BU%20ERIKA/(1)%20Database%20Perpustakaan%20dengan%20MS.Acces%20_%20Novella%20Oktaviani%20-%20Academia.edu.html